MIS – Integrasi informasi untuk mengukur Dampak Program

Widya Anggraini, Jakarta Community Manager
Jakarta, October 23, 2015

Program Nasional Pemberdayaan Masyarakat (PNPM) merupakan salah satu program pengentasan kemiskinan terbesar di indonesia yang berbasis pemberdayaan masyarakat. PNPM Peduli atau yang disebut Program Peduli yang saat ini dijalankan berusaha menjangkau komunitas yang termarjinalkan melalui inklusi sosial. Program Peduli memperoleh hibah dari DFAT yang dikelola oleh The Asia Foundation (TAF) yang menggandengan Organisasi Masyarakat Sipil (OMS) sebagai mitra pelaksanaan program. Selama 4 tahun pelaksanaan PNPM Peduli fase pertama telah bermitra dengan 72 OMS yang menjangkau masyarakat terpinggirkan dengan 442 kelompok masyarakat marjinal di 231 Desa, 91 Kab/Kota di 25 provinsi. Mengingat luasnya program ini, maka TAF merancang sebuah system informasi manajemen (Management Information System) sebagai bagian dari proses monitoring, evaluasi dan pembelajaran (Monitoring, Evaluation and Learning - MEL) untuk mengetahui dampak program di masyarakat.

System MIS online dirancang dengan menggandeng Farsight dalam desainnya dan telah dilaksanakan setahun terakhir. Dalam struktur PNPM Peduli, TAF menggandeng Mitra Payung sebagai EO (executing organization) dan Mitra Kerja dalam hal ini adalah CSO. Terdapat Tujuh EO dan 76 CSO yang bekerja dalam 6 isu utama yaitu: anak dan remaja rentan, masyarakat adat terpencil, disabilitas, diskriminasi agama, waria, pelanggaran HAM berat. EO dan CSO diwajibkan mengisi MIS online secara berkala sebagai bagian dari proses monitoring dan evaluasi sehingga ada umpan balik terhadap penilaian kinerja dan keberhasilan proyek. Sementara itu proses pembelajaran disini dilakukan melalui pendokumentasian praktik-praktik baik dan perubahan signifikan yang terjadi selama implementasi proyek.

Fitur MIS ini menyimpan beragam informasi dari EO dan CSO terkait besaran hibah, kegiatan proyek, pembelajaran dan capaian proyek tiap mitra. Dalam fitur ini juga terdapat kalender untuk berbagi informasi rencana dan pelaksanaan kegiatan yang memungkinkan kolaborasi kegiatan. MIS mengumpulkan data program dan aktivitas dari tahap perencanaan hingga implementasinya. Beberapa dokumen kunci yang dibutuhkan diantaranya adalah Logfrma dan rencana kerja, kertas Theory of Change (TOC), laporan kegiatan bulanan, laporan keuangan, laporan perubahan paling signifikan dan laporan pemantauan kualitas setelah kunjungan lapangan.

Terdapat tiga jenis informasi dari program berdasar penilaian hasil MIS online ini yaitu evaluasi hasil/outcome (mengukur apa yang dicapai oleh program), evaluasi proses (tentang bagaimana program, bekerja dan pelajaran yang bisa diambil), monitoring (informasi mengenai apa yang telah dilakukan oleh program. Pengisian MIS online ini akan menghasilkan dua jenis laporan yaitu laporan Kuantitatif yang berupa capaian angka-angka yang dapat dihitung secara matematis, dan Laporan Kualitatif yaitu laporan narasi yang berisi tentang cerita mengenai proses pencapaian, pembelajaran, tantangan dan perubahan-perubahan yang terjadi.

Dengan system MIS online ini maka baik TAF, EO dan CSO mampu mengidentifikasi tiap keberhasilan, kesuksesan, kesalahan dan penyimpangan dapat diidentifikasi bersama-sama. System ini memungkinkan tiap pihak mengevaluasi kegiatan dan capaian masing-masing sesuai dengan workplan yang telah disusun. Tantangan berasal dari EO dan CSO untuk selalu melakukan update data sesuai tenggat waktu yang telah ditetapkan oleh TAF agar program dapat berjalan sesuai rencana. Beberapa CSO kerap tertunda pengisian MIS karena ketiadaan atau minimnya akses internet di daerah-daerah terpencil. Namun demikian hal ini dapat diatasi dengan pergi ke kota terdekat untuk akses internet yang lebih baik. TAF juga mengadakan pertemuan rutin dengan EO untuk saling belajar (peer learning) mengenai kesuksesan dan kegagalan dalam program. Close.

Photo credit: PNPM Support

Permalink to this discussion: http://urb.im/c1510
Permalink to this post: http://urb.im/ca1510jki